推荐信可先分成三块：推荐人来源、信件版本和处理记录。UCAS说明，推荐人通常应是了解申请者学术情况的人；因此，应先核对推荐人与你的具体学术联系，而不是只看头衔或私人关系。至于推荐人数、资格、提交方式和期限，仍须查看目标申请项目的最新要求。
下面是一套便于核对的整理方法，不等同于所有学校统一规定。
推荐人来源：先确认是否了解你的学术情况
可优先检查以下类型的推荐人：
- 任课教师：是否教授过你的课程，能否说明你的学习表现和具体例子。
- 课程或学业导师：是否持续了解你的学业进展，而非只认识你本人。
- 研究或项目指导者：是否参与过你的研究、学习项目，并能评价其中的学术表现。
这些只是便于筛选的来源类型，不是UCAS规定的固定名单。实际选择时，应记录你与推荐人的学术联系、可评价的具体事项以及当前联系方式。
如果目标项目允许或要求非学术推荐人，应另按该项目规则核对，不能仅凭“推荐人通常应了解学术情况”推断具体资格。
信件版本：分清当前稿、终稿和实际提交稿
每封推荐信至少应能区分三个状态：
- 当前稿：推荐人正在讨论或修改的版本。
- 确认终稿：申请流程允许你查看内容时，已与推荐人确认的版本。
- 实际提交稿：推荐人通过系统、邮件或其他获准方式真正提交的版本。
不同申请项目应分别保存版本，避免把其他项目的推荐信误交。提交后保留实际发送内容、提交凭证和状态记录；如果之后更正，也不要覆盖旧稿，应同时保留更正前后版本及变更原因。
内容方面，UCAS建议个人陈述使用的证据应与申请学科相关且具体。这个角度也可用于检查推荐信是否有具体学术例子，而非只有笼统评价；但这是内容核对方法，不是UCAS对推荐信格式提出的额外要求。
处理记录：按申请阶段留下可追溯信息
为避免不知道推荐信停在哪一步，可以自行记录：
| 阶段 | 建议记录的内容 | 核对作用 |
|---|---|---|
| 发出邀约 | 日期、沟通渠道、推荐人、已提供的材料 | 确认邀约对象和材料范围 |
| 起草与确认 | 沟通记录、确认终稿、修改内容 | 判断推荐人是否按预期完成 |
| 正式提交 | 实际提交版本、提交时间、接收方或系统 | 对照真正送出的内容 |
| 提交后 | 收件确认、当前状态、提醒和跟进 | 排查遗漏或未送达 |
| 更正或重交 | 新旧版本、变更原因、重新提交凭证 | 保留完整处理轨迹 |
时间字段应按实际过程填写。所引UCAS原则没有提供可适用于所有申请的推荐人数、提交渠道或统一期限，本文也不推测具体日期。
提交前仍需自己确认的事项
最后逐项核对：
- 推荐人是否符合目标项目当前的资格要求；
- 推荐信是否对应正确的申请项目；
- 内容是否与申请学科相关，并有具体学术依据；
- 保存的版本是否与实际提交版本一致；
- 是否已经取得提交确认并记录当前状态。
推荐人数、推荐人身份限制、截止日期及时间、提交方式、指定表格、语言或翻译要求、能否查看推荐信以及更换规则，目前未查到可统一套用的答案。这些信息应以目标项目当前公布的正式要求为准。