在线提交、文件寄送和材料接收应分成三套记录，不要用一个“已交材料”概括全部状态。在线提交看系统反馈，文件寄送看寄出凭证和去向，材料接收看接收方的明确确认。
UCAS说明，文档上传成功后，界面会显示绿色勾选；如果有问题，屏幕上会显示提示。这条说明只涉及在线上传反馈，没有写明文件寄送和材料接收的统一记录方式、时限或确认规则，相关要求仍需单独核对。
先把三类状态分开
下面的字段是便于个人核对的记录建议，不代表UCAS或其他材料方规定的统一表格。
| 类别 | 建议记录 | 可保存的核对依据 | 状态写法 |
|---|---|---|---|
| 在线提交 | 材料名称或文件名、提交时间、页面提示、后续核对结果 | 页面显示的绿色勾选或问题提示；也可自行保存页面记录 | 待核对／已显示绿色勾选／有问题提示 |
| 文件寄送 | 接收对象、寄送方式、寄出日期、追踪信息（如有） | 寄件凭证、投递记录或其他可核对信息 | 待寄／已寄出／投递状态待查 |
| 材料接收 | 实际收到日期、收到范围、确认方式、确认内容、待补项目 | 接收方的明确回复、签收或系统记录（如有） | 待确认／已确认收到（按确认范围） |
在线提交：先记录，再看页面反馈
在线上传后，不要只凭“已经上传”就记为完成。先回到申请页面，确认是否出现绿色勾选；如果屏幕显示问题提示，应把提示内容记录下来，并按提示处理。
绿色勾选可以作为该份材料在UCAS界面上得到成功反馈的记录依据。没有看到绿色勾选，或页面仍有提示时，状态先写为“待核对”，不要提前写成“已确认”。
如果同一材料后来又重新上传，应保留新的页面反馈，并把前后记录区分开，避免旧的上传状态被误认为当前状态。
文件寄送：记录“寄出”，不要代替“接收”
寄送记录回答的是材料是否已经进入寄送环节。建议记录接收对象、寄送方式、寄出日期，以及可用的追踪信息（如有）。相应的凭证也应与这条记录放在一起。
如果同一份材料既在线提交又需要寄送，应分别建立两条记录，并在备注中互相指向。在线页面的绿色勾选不能覆盖寄送栏；寄件凭证或投递状态也不应自动当作接收方对材料的确认。
寄送地址、接收对象、寄送费用、寄送期限以及是否需要特定追踪方式，不能从UCAS的上传说明中推导出来，应以申请项目或材料接收方发布的信息为准。
材料接收：只按明确确认更新状态
接收记录回答的是：对方是否确认收到，以及确认的范围是什么。可以记录实际收到日期、材料清单、确认方式、确认内容和仍未解决的项目。
如果接收方提供了邮件、签收记录或系统消息，应保存与材料名称相对应的确认内容。只有“已寄出”或“已投递”的记录，而没有接收方的明确确认时，接收栏应保留为“待确认”。
没有明确确认时，不要直接写成“材料齐全”或“申请完成”。如果确认只涉及部分材料，应按实际确认范围记录，不要扩大解释。
仍需自己确认的内容
本条UCAS上传说明能够核对的是上传后的界面反馈，以下事项仍需查看对应的申请说明或接收方通知：
- 每项材料是在线提交、文件寄送，还是两种方式都需要；
- 寄送对象、地址、方式、费用、期限和追踪要求；
- 接收方会通过什么方式确认收到，以及确认的具体范围；
- 页面出现问题时，是否需要修改、补充或重新提交材料。
在相关要求确认前，可以采用这样的最低记录标准：在线提交保存页面反馈，文件寄送保存寄出凭证，材料接收保存明确确认；尚未取得对应依据的状态，就保留为“待核对”或“待确认”。