文件名称可以统一采用“材料名称—语言—文件性质”的结构，例如“学历证书-中文原文”“学历证书-英文译文”。中文、英文或双语描述的是文件里实际出现的语言；原文、译文、认证译文描述的是文件性质，两者不能混用。
先按实际内容区分
| 文件实际内容 | 建议名称 | 核对重点 |
|---|---|---|
| 只有中文文字 | 学历证书-中文原文 |
不要因为学校阅读英文，就把它改名为英文材料 |
| 只有英文文字，且是直接出具的英文文件 | 学历证书-英文原文 |
确认它不是中文文件的英文译文 |
| 同一文件同时载有中文和英文 | 学历证书-中英双语 |
如果其中英文部分是译文，可进一步写成“学历证书-中英双语-译文” |
| 文件只有译文，且译文为英文 | 学历证书-英文译文 |
不要命名成“英文原文” |
| 译文已按学校要求完成认证 | 学历证书-英文译文-已认证 |
只有确实完成并符合要求时，才添加“已认证” |
以上只是便于自己整理和核对的命名方法，不是学校公布的文件命名格式。扩展名也应按文件的实际格式填写，不为了统一名称而虚构文件类型。
“双语”只说明语言，不自动证明已经翻译或认证
双语文件只有在同一文件中确实能看到中文和英文时，才适合使用“中英双语”标记。还要继续判断英文部分究竟是学校直接出具的文字，还是译文。
如果中文原文和英文译文保存在两个文件中，应分别命名，不要把其中一份改成“双语材料”。如果学校要求提交经过认证的译文副本，文件内容本身带有中英文字，也不代表已经满足该要求；“双语”“译文”和“已认证”是三个需要分别核对的标记。
蒙纳士大学提出了什么要求
蒙纳士大学在国际学生申请流程中说明，文件可能需要认证和／或翻译。其招生办公室进一步说明，非英文学术文件还需要提供经过认证的译文副本。
这意味着，提交非英文学术文件时，不能只检查中文或原文是否齐全，还要核对译文副本及其认证状态。不过，现有说明不能扩大为“所有申请材料都必须认证、翻译或做成双语”。不同材料类别是否适用相同规则，应以学校针对该申请给出的要求为准。
提交前逐项核对
每份文件可以依次检查：
- 材料名称是否准确反映文件类型。
- 语言标记是否符合文件中实际可见的文字。
- “原文”“译文”“双语”是否正确反映文件形成方式。
- 需要认证的译文是否已经按要求完成认证。
- 学校要求分别上传还是合并上传，是否已经确认。
扫描件应在名称中如实标明“扫描件”等实际状态；不能把图片文件仅改成 PDF 扩展名，也不能把尚未完成认证的译文提前标成“已认证”。
仍需自己确认的事项
蒙纳士大学上述页面未说明统一的文件命名格式，也未写明认证的具体形式、译者资格要求、公证或其他附加要求，以及中英双语合并文件能否替代单独提交的译文副本。这些具体规则未查到，不能自行补写，应以申请时公布的材料清单或招生办公室答复为准。