材料寄送前，最稳妥的做法是把“准备寄出的清单”“实际寄出的凭证”和“收件后的核对结果”放在同一份交付记录里，分别标明核对时间。这样回查时既能确认寄出的是什么，也能区分“已寄出”和“已由收件方确认”。若申请通过 UCAS 提交，UCAS 说明申请者登录后可在 “view all” 部分查看所提交文件及其状态；这项线上核对不应直接替代实体寄送或签收凭证。
寄出前：固定材料清单和寄送对象
先按实际要寄出的材料逐项编号，写明材料名称、版本或形成日期；没有版本号的材料，可以记录形成日期。将清单与包裹内的材料逐项核对，确认每项内容后，再保存一份与寄出内容一致的副本或照片。
同时记录收件方、寄送地址、寄送方式和寄送日期。收件方、地址和寄送方式不能凭经验补全，应以适用于本次申请的正式说明为准。清单中还可以设置“已放入”“未放入”和“待确认”等状态，便于后续查找。
寄出时：保存能对应到这批材料的证据
寄出时保留寄送凭证和追踪信息，并把材料清单、包裹信息、收件信息和寄送日期放在同一处记录。若承运方提供了追踪号码，应保存号码及其对应的物流记录，不要只留下一个脱离包裹信息的号码。
这些记录可以帮助核对物流和寄送动作，但不能单独证明包裹内每一份材料齐全，也不能替代收件方的签收或收件确认。记录材料内容时，应以寄出前清单和留存副本相互对照。
对于通过 UCAS 提交的材料，可以在交付记录中另设“线上文件状态”一栏。登录 UCAS 后进入 “view all”，查看所提交文件及其状态，并记下查询日期。UCAS 的这项说明针对的是线上文件和状态；现有说明未交代实体包裹的寄送地址、物流或签收信息，因此线上文件状态与实体寄送记录应分开保存。
收件后：补齐结果并保留差异
收到包裹后，先保留外包装和可用的收件凭证，再按照清单逐项核对材料名称、份数和内容。核对结果可以记为“已收到”“缺失”“不一致”或“待确认”，并保存相关照片、收据和沟通记录。
如发现材料缺失、破损或内容不一致，应保留原始清单、寄送凭证和包裹信息，向收件方核对，不要先修改清单再追溯。线上提交材料的状态也可以重新查看并记录查询日期；如果线上文件状态与实际收到的包裹不一致，应分别保留两类记录，不用其中一个状态概括整个寄送过程。
仍需自己确认的事项
就本指南引用的 UCAS 说明而言，以下具体信息未查到可供核对的说明：
- 哪些材料应在线提交，哪些材料需要实体寄送；
- 本次寄送的收件方、地址、方式、时限和费用；
- UCAS 中的文件状态如何与实体寄送、签收相对应；
- 收件方确认收到材料的方式。
在取得适用的正式说明前，不要把“已打包”“已寄出”“线上显示文件”或“物流显示到达”分别表述为“完整交付”或“申请完成”。交付记录的作用是让材料和寄送过程可追溯，不能替代正式要求，也不构成任何申请结果承诺。